Auteur/autrice : Laura Facini

Comment définir les workflows et cycles de vie des contenus ? par Némésis Theveneau Grâce à l’article 3 conseils pour maintenir une librairie utile, active et à jour, vous savez dorénavant comment maintenir à jour et active votre librairie. L’un des principaux facilitateurs va être l’implémentation des workflows de mise à jour ainsi que la vérification des contenus.   Dans cet article, nous vous apportons les clés qui vous permettrons de définir les worflows (phase initiale) et de les faire vivre dans le run (phase d’amélioration continue).  01.DÉFINIR LES PREMIERS WORKFLOWS Les workflows représentent un des axes d’automatisation proposés par les solutions RFP et vont supporter principalement deux pans de l’outil : la mise à jour de la librairie, les réponses aux projets, c’est-à-dire fluidifier les différentes étapes entre le moment où le RFP est créé dans l’outil et le moment ou vous enverrez la version finale au demandeur.  Les objectifs lors de cette phase initiale sont de :  Mettre sous contrôle les contenus, en s’assurant que chaque contenu est rattaché à un workflow, avec à minima une date de revue (ou date d’expiration), un contributeur, un validateur, dans chaque langue dans laquelle il existe, afin de maintenir la cohérence de votre librairie. On pourra ainsi créer un workflow simple permettant de répondre aux questions : qui doit mettre à jour quoi et quand et qui doit valider quoi et quand ? Vous pourrez créer des workflows adaptés à la nature des contenus, selon s’ils sont statiques ou dynamique. On considère généralement une revue annuelle pour les contenus statiques types historique de la société, adresse des bureaux, nomination, organigrammes etc, et une revue mensuelle ou trimestrielle pour les données dynamiques, chiffrées, comme les graphiques de performances, ou tableaux RH d’entrées et départs. Les notations ou données ESG sont considérées comme dynamiques, mais elles sont généralement mises à jour chaque année. Etant donné qu’elles sont liées aux sociétés ou émetteurs, on les associera au cycle de revue annuelle. Il faudra également que vous définissiez  les alertes ainsi que leurs fréquences et les personnes qui les recevront (individus ou groupes/boîtes email communes), certaines solutions proposent un fonctionnement via emails, d’autres des notifications internes à l’outil, qui nécessitent donc de s’y connecter régulièrement.  Définir les étapes successives permettant de gérer les projets de réponses, de la création à la version finale. Généralement, on utilisera les rôles et contributeurs/validateurs liés au contenu, et on ajoutera des étapes d’animation intermédiaires liées aux dates et contraintes du projet pour effectuer les relances selon la date cible de réponse, notifier les contributeurs et validateurs des événements à chaque fois qu’une étape est valider. On pourra choisir de faire valider les questions par équipes sur un mode groupé ou unitaire selon ce qui vous semble le plus efficace. Il est important de vous réserver suffisamment de temps côté RFP management pour vérifier et valider le document final en terme de contenus et de mise en forme.  02.FAIRE VIVRE LES WORKFLOWS ET LES AMÉLIORER Comme tous processus, pour le faire vivre sur la durée, il faut l’animer, en sécurisant l’existant, et en le faisant évoluer, afin qu’il corresponde aux besoins actuels de l’équipe RFP et vos utilisateurs.  Vous pouvez organiser des revues régulières, en vous basant sur les indicateurs suivants qui vous permettront de :  Vous assurer que chaque contenu est associé à un workflow, un contributeur et un validateur, afin de sécuriser le cas de l’ajout de nouveaux contenus, de changements d’organisation etc. : liste des nouveaux contenus (créés depuis la dernière instance), liste des contenus non rattachés à un workflow ou un validateur ou un contributeur. Valider que les contenus existent dans toutes les langues de votre librairie : liste des contenus non disponibles dans les langues secondaires. Vérifier que le processus fonctionne : liste des contenus arrivant à expiration dans la période, liste des contenus expirés, triés par équipe ou catégories.  Améliorer le processus : liste des contenus jamais sollicités dans un projet, liste des questions ou mots clés recherchés par les clients ou prospects mais sans aucun contenu associé.  Le paramétrage en amont de l’outil et le suivi via des tableaux de bord permettent réellement de fluidifier la gestion des réponses aux questionnaires et de limiter le stress vis-à-vis de la qualité du contenu lors des réponses, puisque le processus permet de lisser la gestion de la qualité sur l’année, à travers les équipes plutôt que d’être conditionnée par l’urgence à chaque fois qu’un RFP est reçu.  Nous sommes à votre disposition pour vous accompagner sur ces sujets spécifiques, afin de vous aider à définir vos besoins et les processus cibles qui vous correspondront le mieux, ainsi que pour vous apporter un œil neuf et enrichir vos expériences de celles que nous avons pu avoir auprès d’autres clients.  ces articles peuvent vous intéresser Stratégie web Solutions digitales Data & IA Accompagnement des métiers Comment définir les workflows et cycles de vie des contenus ? 27/05/2024 3 conseils pour maintenir une librairie utile, active et à jour 27/05/2024 Comment organiser votre librairie de contenus ? 27/05/2024 voir plus d’actualités

3 conseils pour maintenir une librairie utile, active et à jour par Némésis Theveneau Vous avez commencé l’implémentation de votre solution, les principaux utilisateurs et contributeurs sont formés, vous commencez à vous familiariser avec l’outil et ses fonctionnalités ? C’est le bon moment pour définir comment vous allez faire vivre l’outil implémenté sur le long terme.  Vous le savez à présent, la librairie de contenus est la pièce maîtresse de votre solution. L’efficacité de votre processus dépend de son maintien en bonnes conditions.  Nous allons vous partager 3 conseils qui vous permettront d’assurer le bon fonctionnement de votre outil.  01.DÉCRIVEZ VOTRE STRATÉGIE L’objectif ici est de définir une stratégie très claire et simple, avec des rôles par type d’utilisateurs, qui couvriront l’ensemble des contenus. Si vous avez déjà un processus de mise à jour de contenus, vous pouvez l’adapter à la solution que vous aurez choisi. L’important est que chaque contenu soit géré en terme de mise à jour, approbation, multilingue si pertinent également. Plus vos rôles et périmètres seront définis clairement, plus il sera simple de les paramétrer dans l’outil. 02.PARAMÉTREZ VOTRE STRATÉGIE DANS L’OUTIL En principe, vous aurez paramétré tous les utilisateurs et les rôles au moment de l’onboarding. En vous basant également sur votre stratégie, vous pouvez ainsi paramétrer les workflow de mises à jour de contenus par type, en leur affectant des dates d’expiration récurrentes. Par exemple : les données dynamiques chiffrées en mensuelles ou trimestrielles (comme les données d’AuM), de performances, les données RH concernant le personnel et des cycles semestriels pour les données propres aux fonds et stratégies (dont la fraîcheur et cohérence avec les tendances et marchés est déterminante pour remporter vos RFP), ou encore annuels pour les données référentielles (comme l’historique de la société, les organigrammes, les biographies) etc. 03.FAITES VIVRE VOTRE STRATÉGIE AU QUOTIDIEN Faire vivre votre stratégie, c’est l’animer au quotidien, à travers ces axes : Contributeurs : vous pouvez créer une communauté, avec une gouvernance et des rencontres périodiques, qui vous permettront de vous assurer que les rôles attribués sont bien remplis, que vos utilisateurs sont à jour et formés aux fonctionnalités de l’outil. Ces rencontres vous permettront également de répondre à leurs questions et tout simplement de maintenir un intérêt constant autour de cette activité. Librairie et contenus : animer votre librairie, au-delà de la mise à jour des contenus, consiste à en ajouter de nouveaux selon les tendances que vous détectez, supprimer ceux qui ne sont jamais utilisés, faire évoluer les images, graphiques et styles avec votre charte interne, veiller à traduire les contenus dans toutes vos langues d’usage, catégoriser et taguer vos contenus pour une meilleure recherche et proposition dans vos réponses de questionnaires etc. Tableaux de bords et indicateurs : enfin pour accompagner l’animation des utilisateurs et contenus, vous pouvez vous appuyer sur les tableaux de bords et indicateurs proposer par vos solutions ou en créer des personnalisés (si l’option vous est proposée) pour suivre : Les contenus les plus ou moins utilisés. Les questions ou mots clés demandés par vos clients et prospects mais qui ne renvoient à aucun résultat dans votre librairie. Le taux de contenus à jour/expirés Les contenus dont la date d’expiration approche, est dépassée ou n’est pas paramétrée. Le taux de couverture des langues secondaires, c’est-à-dire la présence ou absence des contenus pour chaque langue. Quelque soit la stratégie que vous décidez d’implémenter, ou les indicateurs que vous choisissez de suivre, si vous souhaitez maintenir l’efficacité de votre solution, vous devez réserver du temps pour faire vivre votre outil et susciter l’intérêt de vos utilisateurs.  Par exemple, vous pouvez célébrer les succès ou définir des paliers à atteindre que vous pourrez associer à des récompenses, soyez créatifs !  ces articles peuvent vous intéresser Stratégie web Solutions digitales Data & IA Accompagnement des métiers Comment définir les workflows et cycles de vie des contenus ? 27/05/2024 3 conseils pour maintenir une librairie utile, active et à jour 27/05/2024 Comment organiser votre librairie de contenus ? 27/05/2024 voir plus d’actualités

Comment organiser votre librairie de contenus ? par Némésis Theveneau Vous préparez l’implémentation de votre solution et vous vous demandez comment aborder la pièce centrale : la librairie de contenus ? La définition en amont de votre architecture de contenu est cruciale. En effet votre stratégie de contenus vous accompagnera tout au long de votre usage de la solution. Un point structurant car il est compliqué et fastidieux de modifier la structure de votre librairie une fois que vous y aurez chargé une première version de vos contenus.  Afin de guider vos choix et vous permettre de prendre des décisions éclairées, il vous faut comprendre l’impact et les usages qui se cachent derrière l’architecture de votre contenu :  L’objectif premier de votre librairie est d’être toujours le plus à jour et valable possible, car elle constitue le cœur de l’outil. Une architecture structurée permet une meilleure organisation interne et facilitera la création et le maintien à jour des contenus par les différentes équipes contributrices. Chacune doit pouvoir identifier simplement son périmètre et les tâches attendues d’elle.  Une architecture claire et simple permet de définir les workflows et cycles de mise à jour des contenus par vague ou en masse.  Cette structure va également permettre de simplifier et d’orienter la recherche par les utilisateurs qui ne sont pas contributeurs ou d’autres départements, en leur permettant de retrouver des termes ou un environnement connu et propre à votre société.  Les audits et le multilingue seront également moins complexes, avec une possibilité de les réaliser et vérifier par lots cohérents.  Du point de vue de l’outil, la structure va faciliter la recherche et l’automatisation des réponses dans les projets en vous proposant de limiter ou étendre le périmètre de recherche de réponse à des zones spécifiques, qui ont du sens pour vous.  Vous pourrez également générer des dashboard personnalisés, selon les solutions, se basant sur vos catégories, équipes etc.  Nous aborderons dans cet articles 3 axes d’organisation cohérents avec votre activité (à adapter à votre contexte spécifique), dont vous pourrez vous inspirer.   01.UNE LIBRAIRIE ORGANISÉE AUTOUR DES DÉPARTEMENTS OU LIGNES MÉTIERS Ce type d’organisation vous permet de rassurer vos utilisateurs en les plongeant dans un environnement connu. Ils se retrouveront dans leur périmètre et leur équipe et sauront comment explorer les contenus des autres équipes. Cela leur permettra une certaine maîtrise sur leur périmètre et leur cycle de mise à jour et validation de contenus.  Vous pouvez vous appuyer sur votre organigramme au moment de la création. Cela peut en revanche composer un risque si votre organisation est régulièrement remaniée.  En effet, l’architecture de librairie étant un élément figé, cette proposition ne vous conviendra pas si vous êtes sujets à des réorganisations annuelles.  En revanche, elle sera très intéressante si les rôles de vos équipes sont clairs et bien délimités, notamment en terme de gestion, produits et classe d’actifs, ou si vous gérer peu de produits. Si ce n’est pas le cas, les suggestions suivantes correspondront mieux à vos besoins.  02.UNE ARCHITECTURE CENTRÉE SUR LES CLASSES D’ACTIFS, PRODUITS & CATÉGORIES Plutôt que de vous organiser autour des personnes et équipes, vous pourriez choisir une organisation basée sur les produits, en créant des catégories et sous catégories pour vos classes d’actifs et vos produits.  L’objectif ici est d’affecter les bonnes réponses à vos projets, lorsqu’ils se basent sur un seul produit. En procédant de cette façon, le périmètre est bien délimité et la recherche puis les propositions de l’algorithme seront plus pertinentes, ce qui constituera un gain de temps et crédibilité vis-à-vis de vos équipes. C’est également rassurant pour les RFP manager qui sont certains de trouver les contenus liés aux produits recherchés.  Ce type d’organisation nécessite une vigilance accrue concernant les cycles de mises à jour. L’utilisation de tags et l’affectation d’équipe doivent être correctement gérées afin de maintenir une bibliothèque saine.  A noter : cette proposition pourrait vous compliquer la tâche dans le cas où vous répondriez à des RFP ou questionnaires sur plusieurs produits à la fois.  03.UNE BIBLIOTHÈQUE DE CONTENUS BASÉE SUR LES MODÈLES STANDARDS DE MARCHÉ Si vous avez l’habitude de répondre à des questionnaires standards, type DDQ, vous pourriez décider d’organiser votre librairie sur le même modèle, comme celui de l’AFG.  Vous répondriez ainsi à deux besoins majeurs : Rassurer vos utilisateurs en leur permettant de travailler dans un environnement connu, ce qui renforce l’adhésion en imposant moins de changement auxquels s’adapter. Cibler les réponses aux questionnaires grâce à l’algorithme qui aura moins d’extrapolation à réaliser.  Le risque ici dépend de la pérennité des modèles de questionnaires, de leur complexité et éventuellement de leur flexibilité dans le cadre de la mise à jour de la librairie. Un contenu bien organisé sera peu utilisable s’il n’est pas à jour et/ou validé.  Ces choix vous engagent sur le long terme dans l’utilisation et le bon fonctionnement de l’outil. Nous vous encourageons donc à échanger avec les différentes équipes, l’éditeur ou encore avec nos consultants, de la solution choisie afin d’implémenter l’architecture qui correspondra le mieux à votre contexte. Celle-ci devra être capacité de supporter vos usages et vous permettra de répondre le plus efficacement à vos projets.  ces articles peuvent vous intéresser Stratégie web Solutions digitales Data & IA Accompagnement des métiers Comment définir les workflows et cycles de vie des contenus ? 27/05/2024 3 conseils pour maintenir une librairie utile, active et à jour 27/05/2024 Comment organiser votre librairie de contenus ? 27/05/2024 voir plus d’actualités

3 conseils pour réussir l’onboarding de votre solution RFP par Némésis Theveneau Félicitations, vous avez terminé votre processus de sélection et avez choisi l’outil qui répond le mieux à vos besoins. Vous entrez donc dans le processus de contractualisation et signature avec l’éditeur.  Pendant que vos équipes juridiques gèrent ce processus, l’équipe RFP peut en profiter pour préparer le terrain et être efficace pendant la phase d’implémentation. Réussir votre onboarding, c’est tirer le meilleur parti de votre existant, pour le faire vivre et évoluer dans l’outil d’automatisation des RFP que vous avez choisi. Vous allez devoir être attentif au éléments suivants :  La gouvernance, en définissant les rôles et activités de chacun dans l’outil. Le contenu, en décrivant votre stratégie et en modélisant votre architecture de librairie. L’adoption et la conduite du changement, en construisant vos cahiers de recette et critères de passage en production, ainsi que votre stratégie de formation.  01.DÉFINISSEZ L’ORGANISATION DES UTILISATEURS DANS LA SOLUTION Le succès et le bon fonctionnement de l’automatisation dépendent de votre organisation. En effet, l’outil se présente comme une boite à outil et il est de votre ressort de la faire fonctionner et de l’entretenir.  Définir votre gouvernance vous permettra de paramétrer l’outil en terme :  D’utilisateurs, pour leur affecter les rôles et permissions qui correspondent à leur métier et les tâches qu’ils auront à réaliser dans l’outil. De plus, certains outils ont un modèle de prix basés sur les utilisateurs et le rôle qui leur sera attribué, cela vous permettra donc de mieux maîtriser votre budget.  De workflow, afin de définir les cycles de vie de vos contenus et qui devra agir à quel moment, que ce soit pour la mise à jour, la relecture, la validation des éléments de votre librairie, mais également les actions de chacun dans le cadre des réponses aux projets et questionnaires.  De tableaux de bord, en mettant en lumière les indicateurs que vous devez suivre pour faire vivre votre gouvernance et répondre à vos objectifs opérationnels et de vente.  Panneau d’administration, afin de définir les préférences, les vues, les alertes et notifications emails, les variables si vous en avez etc.  02.PRÉCISEZ L’ORGANISATION DU CONTENU DANS L’OUTIL Vous pouvez réfléchir à comment modéliser l’architecture de votre contenu ou commencer à réunir tous les contenus que vous souhaitez intégrer à l’outil, afin de faire émerger des schémas qui vous permettront  de structurer votre librairie de manière logique pour vos équipes et vos réponses aux questionnaires.  C’est également l’occasion de faire le tri : quels contenus allez vous pouvoir réutiliser? quels sont les contenus spécifiques?  Au-delà de l’organisation du contenu, vous pouvez aussi en profiter pour revoir votre ligne éditoriale et la charte graphique que vous souhaitez adopter dans la solution.  03.SACHEZ COMMENT UTILISER LE PRODUIT ET QUAND L’ACTIVER EN PRODUCTION Une fois que vous aurez défini qui aura accès à la solution, vous pourrez réfléchir à votre plan de formation : qui souhaitez vous voir former? comment? sur quel support et dans quels délais et planning?  Selon les utilisateurs, le format des formations sera à adapter, entre le présentiel, les visioconférences en direct, les vidéos/replay etc. Le contenu devra également être adapté au profil de la personne qui sera formée : un contributeur n’aura, en effet, pas les mêmes besoins qu’un RFP manager ou un administrateur.  Une fois la formation réalisée, vous pourrez commencer à intégrer vos contenus et personnaliser l’outil. Il vous faudra ensuite tester le bon fonctionnement de l’algorithme permettant l’automatisation des réponses, afin de valider votre stratégie de contenus et l’architecture de la librairie.  Vous pouvez dès à présent définir les critères de satisfaction, le pourcentage de réussite que vous accepterez, les cas de tests et les questionnaires que vous utiliserez pour les réaliser.  ces articles peuvent vous intéresser Stratégie web Solutions digitales Data & IA Accompagnement des métiers Comment définir les workflows et cycles de vie des contenus ? 27/05/2024 3 conseils pour maintenir une librairie utile, active et à jour 27/05/2024 Comment organiser votre librairie de contenus ? 27/05/2024 voir plus d’actualités