Comment organiser votre librairie de contenus ?

par Némésis Theveneau

Vous préparez l’implémentation de votre solution et vous vous demandez comment aborder la pièce centrale : la librairie de contenus ?

La définition en amont de votre architecture de contenu est cruciale. En effet votre stratégie de contenus vous accompagnera tout au long de votre usage de la solution. Un point structurant car il est compliqué et fastidieux de modifier la structure de votre librairie une fois que vous y aurez chargé une première version de vos contenus. 

Afin de guider vos choix et vous permettre de prendre des décisions éclairées, il vous faut comprendre l’impact et les usages qui se cachent derrière l’architecture de votre contenu : 

  • L’objectif premier de votre librairie est d’être toujours le plus à jour et valable possible, car elle constitue le cœur de l’outil. Une architecture structurée permet une meilleure organisation interne et facilitera la création et le maintien à jour des contenus par les différentes équipes contributrices. Chacune doit pouvoir identifier simplement son périmètre et les tâches attendues d’elle. 
  • Une architecture claire et simple permet de définir les workflows et cycles de mise à jour des contenus par vague ou en masse. 
  • Cette structure va également permettre de simplifier et d’orienter la recherche par les utilisateurs qui ne sont pas contributeurs ou d’autres départements, en leur permettant de retrouver des termes ou un environnement connu et propre à votre société. 
  • Les audits et le multilingue seront également moins complexes, avec une possibilité de les réaliser et vérifier par lots cohérents. 
  • Du point de vue de l’outil, la structure va faciliter la recherche et l’automatisation des réponses dans les projets en vous proposant de limiter ou étendre le périmètre de recherche de réponse à des zones spécifiques, qui ont du sens pour vous. 
  • Vous pourrez également générer des dashboard personnalisés, selon les solutions, se basant sur vos catégories, équipes etc. 

Nous aborderons dans cet articles 3 axes d’organisation cohérents avec votre activité (à adapter à votre contexte spécifique), dont vous pourrez vous inspirer.

 

01.
UNE LIBRAIRIE ORGANISÉE AUTOUR DES DÉPARTEMENTS OU LIGNES MÉTIERS

Ce type d’organisation vous permet de rassurer vos utilisateurs en les plongeant dans un environnement connu. Ils se retrouveront dans leur périmètre et leur équipe et sauront comment explorer les contenus des autres équipes. Cela leur permettra une certaine maîtrise sur leur périmètre et leur cycle de mise à jour et validation de contenus. 

Vous pouvez vous appuyer sur votre organigramme au moment de la création. Cela peut en revanche composer un risque si votre organisation est régulièrement remaniée. 

En effet, l’architecture de librairie étant un élément figé, cette proposition ne vous conviendra pas si vous êtes sujets à des réorganisations annuelles. 

En revanche, elle sera très intéressante si les rôles de vos équipes sont clairs et bien délimités, notamment en terme de gestion, produits et classe d’actifs, ou si vous gérer peu de produits. Si ce n’est pas le cas, les suggestions suivantes correspondront mieux à vos besoins. 

02.
UNE ARCHITECTURE CENTRÉE SUR LES CLASSES D’ACTIFS, PRODUITS & CATÉGORIES

Plutôt que de vous organiser autour des personnes et équipes, vous pourriez choisir une organisation basée sur les produits, en créant des catégories et sous catégories pour vos classes d’actifs et vos produits. 

L’objectif ici est d’affecter les bonnes réponses à vos projets, lorsqu’ils se basent sur un seul produit. En procédant de cette façon, le périmètre est bien délimité et la recherche puis les propositions de l’algorithme seront plus pertinentes, ce qui constituera un gain de temps et crédibilité vis-à-vis de vos équipes. C’est également rassurant pour les RFP manager qui sont certains de trouver les contenus liés aux produits recherchés. 

Ce type d’organisation nécessite une vigilance accrue concernant les cycles de mises à jour. L’utilisation de tags et l’affectation d’équipe doivent être correctement gérées afin de maintenir une bibliothèque saine. 

A noter : cette proposition pourrait vous compliquer la tâche dans le cas où vous répondriez à des RFP ou questionnaires sur plusieurs produits à la fois. 

03.
UNE BIBLIOTHÈQUE DE CONTENUS BASÉE SUR LES MODÈLES STANDARDS DE MARCHÉ

Si vous avez l’habitude de répondre à des questionnaires standards, type DDQ, vous pourriez décider d’organiser votre librairie sur le même modèle, comme celui de l’AFG. 

Vous répondriez ainsi à deux besoins majeurs :

  • Rassurer vos utilisateurs en leur permettant de travailler dans un environnement connu, ce qui renforce l’adhésion en imposant moins de changement auxquels s’adapter.
  • Cibler les réponses aux questionnaires grâce à l’algorithme qui aura moins d’extrapolation à réaliser. 

Le risque ici dépend de la pérennité des modèles de questionnaires, de leur complexité et éventuellement de leur flexibilité dans le cadre de la mise à jour de la librairie. Un contenu bien organisé sera peu utilisable s’il n’est pas à jour et/ou validé. 

Ces choix vous engagent sur le long terme dans l’utilisation et le bon fonctionnement de l’outil. Nous vous encourageons donc à échanger avec les différentes équipes, l’éditeur ou encore avec nos consultants, de la solution choisie afin d’implémenter l’architecture qui correspondra le mieux à votre contexte. Celle-ci devra être capacité de supporter vos usages et vous permettra de répondre le plus efficacement à vos projets. 

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