3 conseils pour réussir l’onboarding de votre solution RFP

par Némésis Theveneau

Félicitations, vous avez terminé votre processus de sélection et avez choisi l’outil qui répond le mieux à vos besoins. Vous entrez donc dans le processus de contractualisation et signature avec l’éditeur. 

Pendant que vos équipes juridiques gèrent ce processus, l’équipe RFP peut en profiter pour préparer le terrain et être efficace pendant la phase d’implémentation.

Réussir votre onboarding, c’est tirer le meilleur parti de votre existant, pour le faire vivre et évoluer dans l’outil d’automatisation des RFP que vous avez choisi. Vous allez devoir être attentif au éléments suivants : 

  • La gouvernance, en définissant les rôles et activités de chacun dans l’outil.
  • Le contenu, en décrivant votre stratégie et en modélisant votre architecture de librairie.
  • L’adoption et la conduite du changement, en construisant vos cahiers de recette et critères de passage en production, ainsi que votre stratégie de formation. 

01.
DÉFINISSEZ L’ORGANISATION DES UTILISATEURS DANS LA SOLUTION

Le succès et le bon fonctionnement de l’automatisation dépendent de votre organisation. En effet, l’outil se présente comme une boite à outil et il est de votre ressort de la faire fonctionner et de l’entretenir. 

Définir votre gouvernance vous permettra de paramétrer l’outil en terme : 

  • D’utilisateurs, pour leur affecter les rôles et permissions qui correspondent à leur métier et les tâches qu’ils auront à réaliser dans l’outil. De plus, certains outils ont un modèle de prix basés sur les utilisateurs et le rôle qui leur sera attribué, cela vous permettra donc de mieux maîtriser votre budget. 
  • De workflow, afin de définir les cycles de vie de vos contenus et qui devra agir à quel moment, que ce soit pour la mise à jour, la relecture, la validation des éléments de votre librairie, mais également les actions de chacun dans le cadre des réponses aux projets et questionnaires. 
  • De tableaux de bord, en mettant en lumière les indicateurs que vous devez suivre pour faire vivre votre gouvernance et répondre à vos objectifs opérationnels et de vente. 
  • Panneau d’administration, afin de définir les préférences, les vues, les alertes et notifications emails, les variables si vous en avez etc. 

02.
PRÉCISEZ L’ORGANISATION DU CONTENU DANS L’OUTIL

Vous pouvez réfléchir à comment modéliser l’architecture de votre contenu ou commencer à réunir tous les contenus que vous souhaitez intégrer à l’outil, afin de faire émerger des schémas qui vous permettront  de structurer votre librairie de manière logique pour vos équipes et vos réponses aux questionnaires. 

C’est également l’occasion de faire le tri : quels contenus allez vous pouvoir réutiliser? quels sont les contenus spécifiques? 

Au-delà de l’organisation du contenu, vous pouvez aussi en profiter pour revoir votre ligne éditoriale et la charte graphique que vous souhaitez adopter dans la solution. 

03.
SACHEZ COMMENT UTILISER LE PRODUIT ET QUAND L’ACTIVER EN PRODUCTION

Une fois que vous aurez défini qui aura accès à la solution, vous pourrez réfléchir à votre plan de formation : qui souhaitez vous voir former? comment? sur quel support et dans quels délais et planning? 

Selon les utilisateurs, le format des formations sera à adapter, entre le présentiel, les visioconférences en direct, les vidéos/replay etc. Le contenu devra également être adapté au profil de la personne qui sera formée : un contributeur n’aura, en effet, pas les mêmes besoins qu’un RFP manager ou un administrateur. 

Une fois la formation réalisée, vous pourrez commencer à intégrer vos contenus et personnaliser l’outil. Il vous faudra ensuite tester le bon fonctionnement de l’algorithme permettant l’automatisation des réponses, afin de valider votre stratégie de contenus et l’architecture de la librairie. 

Vous pouvez dès à présent définir les critères de satisfaction, le pourcentage de réussite que vous accepterez, les cas de tests et les questionnaires que vous utiliserez pour les réaliser. 

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