Comment définir les workflows et cycles de vie des contenus ?

par Némésis Theveneau

Grâce à l’article 3 conseils pour maintenir une librairie utile, active et à jour, vous savez dorénavant comment maintenir à jour et active votre librairie. L’un des principaux facilitateurs va être l’implémentation des workflows de mise à jour ainsi que la vérification des contenus.  

Dans cet article, nous vous apportons les clés qui vous permettrons de définir les worflows (phase initiale) et de les faire vivre dans le run (phase d’amélioration continue). 

01.
DÉFINIR LES PREMIERS WORKFLOWS

Les workflows représentent un des axes d’automatisation proposés par les solutions RFP et vont supporter principalement deux pans de l’outil : la mise à jour de la librairie, les réponses aux projets, c’est-à-dire fluidifier les différentes étapes entre le moment où le RFP est créé dans l’outil et le moment ou vous enverrez la version finale au demandeur. 

Les objectifs lors de cette phase initiale sont de : 

  • Mettre sous contrôle les contenus, en s’assurant que chaque contenu est rattaché à un workflow, avec à minima une date de revue (ou date d’expiration), un contributeur, un validateur, dans chaque langue dans laquelle il existe, afin de maintenir la cohérence de votre librairie. On pourra ainsi créer un workflow simple permettant de répondre aux questions : qui doit mettre à jour quoi et quand et qui doit valider quoi et quand ? Vous pourrez créer des workflows adaptés à la nature des contenus, selon s’ils sont statiques ou dynamique. On considère généralement une revue annuelle pour les contenus statiques types historique de la société, adresse des bureaux, nomination, organigrammes etc, et une revue mensuelle ou trimestrielle pour les données dynamiques, chiffrées, comme les graphiques de performances, ou tableaux RH d’entrées et départs. Les notations ou données ESG sont considérées comme dynamiques, mais elles sont généralement mises à jour chaque année. Etant donné qu’elles sont liées aux sociétés ou émetteurs, on les associera au cycle de revue annuelle. Il faudra également que vous définissiez  les alertes ainsi que leurs fréquences et les personnes qui les recevront (individus ou groupes/boîtes email communes), certaines solutions proposent un fonctionnement via emails, d’autres des notifications internes à l’outil, qui nécessitent donc de s’y connecter régulièrement. 
  • Définir les étapes successives permettant de gérer les projets de réponses, de la création à la version finale. Généralement, on utilisera les rôles et contributeurs/validateurs liés au contenu, et on ajoutera des étapes d’animation intermédiaires liées aux dates et contraintes du projet pour effectuer les relances selon la date cible de réponse, notifier les contributeurs et validateurs des événements à chaque fois qu’une étape est valider. On pourra choisir de faire valider les questions par équipes sur un mode groupé ou unitaire selon ce qui vous semble le plus efficace. Il est important de vous réserver suffisamment de temps côté RFP management pour vérifier et valider le document final en terme de contenus et de mise en forme. 

02.
FAIRE VIVRE LES WORKFLOWS ET LES AMÉLIORER

Comme tous processus, pour le faire vivre sur la durée, il faut l’animer, en sécurisant l’existant, et en le faisant évoluer, afin qu’il corresponde aux besoins actuels de l’équipe RFP et vos utilisateurs. 

Vous pouvez organiser des revues régulières, en vous basant sur les indicateurs suivants qui vous permettront de : 

  • Vous assurer que chaque contenu est associé à un workflow, un contributeur et un validateur, afin de sécuriser le cas de l’ajout de nouveaux contenus, de changements d’organisation etc. : liste des nouveaux contenus (créés depuis la dernière instance), liste des contenus non rattachés à un workflow ou un validateur ou un contributeur.
  • Valider que les contenus existent dans toutes les langues de votre librairie : liste des contenus non disponibles dans les langues secondaires.
  • Vérifier que le processus fonctionne : liste des contenus arrivant à expiration dans la période, liste des contenus expirés, triés par équipe ou catégories. 
  • Améliorer le processus : liste des contenus jamais sollicités dans un projet, liste des questions ou mots clés recherchés par les clients ou prospects mais sans aucun contenu associé. 

Le paramétrage en amont de l’outil et le suivi via des tableaux de bord permettent réellement de fluidifier la gestion des réponses aux questionnaires et de limiter le stress vis-à-vis de la qualité du contenu lors des réponses, puisque le processus permet de lisser la gestion de la qualité sur l’année, à travers les équipes plutôt que d’être conditionnée par l’urgence à chaque fois qu’un RFP est reçu. 

Nous sommes à votre disposition pour vous accompagner sur ces sujets spécifiques, afin de vous aider à définir vos besoins et les processus cibles qui vous correspondront le mieux, ainsi que pour vous apporter un œil neuf et enrichir vos expériences de celles que nous avons pu avoir auprès d’autres clients. 

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