Auteur/autrice : Laura Facini

Comment organiser votre librairie de contenus ? par Némésis Theveneau Vous préparez l’implémentation de votre solution et vous vous demandez comment aborder la pièce centrale : la librairie de contenus ? La définition en amont de votre architecture de contenu est cruciale. En effet votre stratégie de contenus vous accompagnera tout au long de votre usage de la solution. Un point structurant car il est compliqué et fastidieux de modifier la structure de votre librairie une fois que vous y aurez chargé une première version de vos contenus.  Afin de guider vos choix et vous permettre de prendre des décisions éclairées, il vous faut comprendre l’impact et les usages qui se cachent derrière l’architecture de votre contenu :  L’objectif premier de votre librairie est d’être toujours le plus à jour et valable possible, car elle constitue le cœur de l’outil. Une architecture structurée permet une meilleure organisation interne et facilitera la création et le maintien à jour des contenus par les différentes équipes contributrices. Chacune doit pouvoir identifier simplement son périmètre et les tâches attendues d’elle.  Une architecture claire et simple permet de définir les workflows et cycles de mise à jour des contenus par vague ou en masse.  Cette structure va également permettre de simplifier et d’orienter la recherche par les utilisateurs qui ne sont pas contributeurs ou d’autres départements, en leur permettant de retrouver des termes ou un environnement connu et propre à votre société.  Les audits et le multilingue seront également moins complexes, avec une possibilité de les réaliser et vérifier par lots cohérents.  Du point de vue de l’outil, la structure va faciliter la recherche et l’automatisation des réponses dans les projets en vous proposant de limiter ou étendre le périmètre de recherche de réponse à des zones spécifiques, qui ont du sens pour vous.  Vous pourrez également générer des dashboard personnalisés, selon les solutions, se basant sur vos catégories, équipes etc.  Nous aborderons dans cet articles 3 axes d’organisation cohérents avec votre activité (à adapter à votre contexte spécifique), dont vous pourrez vous inspirer.   01.UNE LIBRAIRIE ORGANISÉE AUTOUR DES DÉPARTEMENTS OU LIGNES MÉTIERS Ce type d’organisation vous permet de rassurer vos utilisateurs en les plongeant dans un environnement connu. Ils se retrouveront dans leur périmètre et leur équipe et sauront comment explorer les contenus des autres équipes. Cela leur permettra une certaine maîtrise sur leur périmètre et leur cycle de mise à jour et validation de contenus.  Vous pouvez vous appuyer sur votre organigramme au moment de la création. Cela peut en revanche composer un risque si votre organisation est régulièrement remaniée.  En effet, l’architecture de librairie étant un élément figé, cette proposition ne vous conviendra pas si vous êtes sujets à des réorganisations annuelles.  En revanche, elle sera très intéressante si les rôles de vos équipes sont clairs et bien délimités, notamment en terme de gestion, produits et classe d’actifs, ou si vous gérer peu de produits. Si ce n’est pas le cas, les suggestions suivantes correspondront mieux à vos besoins.  02.UNE ARCHITECTURE CENTRÉE SUR LES CLASSES D’ACTIFS, PRODUITS & CATÉGORIES Plutôt que de vous organiser autour des personnes et équipes, vous pourriez choisir une organisation basée sur les produits, en créant des catégories et sous catégories pour vos classes d’actifs et vos produits.  L’objectif ici est d’affecter les bonnes réponses à vos projets, lorsqu’ils se basent sur un seul produit. En procédant de cette façon, le périmètre est bien délimité et la recherche puis les propositions de l’algorithme seront plus pertinentes, ce qui constituera un gain de temps et crédibilité vis-à-vis de vos équipes. C’est également rassurant pour les RFP manager qui sont certains de trouver les contenus liés aux produits recherchés.  Ce type d’organisation nécessite une vigilance accrue concernant les cycles de mises à jour. L’utilisation de tags et l’affectation d’équipe doivent être correctement gérées afin de maintenir une bibliothèque saine.  A noter : cette proposition pourrait vous compliquer la tâche dans le cas où vous répondriez à des RFP ou questionnaires sur plusieurs produits à la fois.  03.UNE BIBLIOTHÈQUE DE CONTENUS BASÉE SUR LES MODÈLES STANDARDS DE MARCHÉ Si vous avez l’habitude de répondre à des questionnaires standards, type DDQ, vous pourriez décider d’organiser votre librairie sur le même modèle, comme celui de l’AFG.  Vous répondriez ainsi à deux besoins majeurs : Rassurer vos utilisateurs en leur permettant de travailler dans un environnement connu, ce qui renforce l’adhésion en imposant moins de changement auxquels s’adapter. Cibler les réponses aux questionnaires grâce à l’algorithme qui aura moins d’extrapolation à réaliser.  Le risque ici dépend de la pérennité des modèles de questionnaires, de leur complexité et éventuellement de leur flexibilité dans le cadre de la mise à jour de la librairie. Un contenu bien organisé sera peu utilisable s’il n’est pas à jour et/ou validé.  Ces choix vous engagent sur le long terme dans l’utilisation et le bon fonctionnement de l’outil. Nous vous encourageons donc à échanger avec les différentes équipes, l’éditeur ou encore avec nos consultants, de la solution choisie afin d’implémenter l’architecture qui correspondra le mieux à votre contexte. Celle-ci devra être capacité de supporter vos usages et vous permettra de répondre le plus efficacement à vos projets.  ces articles peuvent vous intéresser Stratégie web Solutions digitales Data & IA Accompagnement des métiers Comment définir les workflows et cycles de vie des contenus ? 27/05/2024 3 conseils pour maintenir une librairie utile, active et à jour 27/05/2024 Comment organiser votre librairie de contenus ? 27/05/2024 voir plus d’actualités

3 conseils pour réussir l’onboarding de votre solution RFP par Némésis Theveneau Félicitations, vous avez terminé votre processus de sélection et avez choisi l’outil qui répond le mieux à vos besoins. Vous entrez donc dans le processus de contractualisation et signature avec l’éditeur.  Pendant que vos équipes juridiques gèrent ce processus, l’équipe RFP peut en profiter pour préparer le terrain et être efficace pendant la phase d’implémentation. Réussir votre onboarding, c’est tirer le meilleur parti de votre existant, pour le faire vivre et évoluer dans l’outil d’automatisation des RFP que vous avez choisi. Vous allez devoir être attentif au éléments suivants :  La gouvernance, en définissant les rôles et activités de chacun dans l’outil. Le contenu, en décrivant votre stratégie et en modélisant votre architecture de librairie. L’adoption et la conduite du changement, en construisant vos cahiers de recette et critères de passage en production, ainsi que votre stratégie de formation.  01.DÉFINISSEZ L’ORGANISATION DES UTILISATEURS DANS LA SOLUTION Le succès et le bon fonctionnement de l’automatisation dépendent de votre organisation. En effet, l’outil se présente comme une boite à outil et il est de votre ressort de la faire fonctionner et de l’entretenir.  Définir votre gouvernance vous permettra de paramétrer l’outil en terme :  D’utilisateurs, pour leur affecter les rôles et permissions qui correspondent à leur métier et les tâches qu’ils auront à réaliser dans l’outil. De plus, certains outils ont un modèle de prix basés sur les utilisateurs et le rôle qui leur sera attribué, cela vous permettra donc de mieux maîtriser votre budget.  De workflow, afin de définir les cycles de vie de vos contenus et qui devra agir à quel moment, que ce soit pour la mise à jour, la relecture, la validation des éléments de votre librairie, mais également les actions de chacun dans le cadre des réponses aux projets et questionnaires.  De tableaux de bord, en mettant en lumière les indicateurs que vous devez suivre pour faire vivre votre gouvernance et répondre à vos objectifs opérationnels et de vente.  Panneau d’administration, afin de définir les préférences, les vues, les alertes et notifications emails, les variables si vous en avez etc.  02.PRÉCISEZ L’ORGANISATION DU CONTENU DANS L’OUTIL Vous pouvez réfléchir à comment modéliser l’architecture de votre contenu ou commencer à réunir tous les contenus que vous souhaitez intégrer à l’outil, afin de faire émerger des schémas qui vous permettront  de structurer votre librairie de manière logique pour vos équipes et vos réponses aux questionnaires.  C’est également l’occasion de faire le tri : quels contenus allez vous pouvoir réutiliser? quels sont les contenus spécifiques?  Au-delà de l’organisation du contenu, vous pouvez aussi en profiter pour revoir votre ligne éditoriale et la charte graphique que vous souhaitez adopter dans la solution.  03.SACHEZ COMMENT UTILISER LE PRODUIT ET QUAND L’ACTIVER EN PRODUCTION Une fois que vous aurez défini qui aura accès à la solution, vous pourrez réfléchir à votre plan de formation : qui souhaitez vous voir former? comment? sur quel support et dans quels délais et planning?  Selon les utilisateurs, le format des formations sera à adapter, entre le présentiel, les visioconférences en direct, les vidéos/replay etc. Le contenu devra également être adapté au profil de la personne qui sera formée : un contributeur n’aura, en effet, pas les mêmes besoins qu’un RFP manager ou un administrateur.  Une fois la formation réalisée, vous pourrez commencer à intégrer vos contenus et personnaliser l’outil. Il vous faudra ensuite tester le bon fonctionnement de l’algorithme permettant l’automatisation des réponses, afin de valider votre stratégie de contenus et l’architecture de la librairie.  Vous pouvez dès à présent définir les critères de satisfaction, le pourcentage de réussite que vous accepterez, les cas de tests et les questionnaires que vous utiliserez pour les réaliser.  ces articles peuvent vous intéresser Stratégie web Solutions digitales Data & IA Accompagnement des métiers Comment définir les workflows et cycles de vie des contenus ? 27/05/2024 3 conseils pour maintenir une librairie utile, active et à jour 27/05/2024 Comment organiser votre librairie de contenus ? 27/05/2024 voir plus d’actualités

Choisir son outil RFP : 10 fonctionnalités qui font la différence par Némésis Theveneau Grâce à notre article choisir son outil RFP : 4 fonctionnalités clés, vous avez sécurisé vos besoins primaires et connaissez dorénavant les essentiels qui vous feront gagner en efficacité et qualité. Vous savez où trouver le bon contenu et comment l’organiser sur une base de contenu fiable et à jour. Vous souhaitez capitaliser sur vos précédentes réponses et contenus standards, et piloter votre activité et votre amélioration continue.  Vous retrouverez ces fonctionnalités essentielles chez la plupart des éditeurs de solutions et elles constituent le socle minimal que vous pouvez attendre.  Au delà de ces fonctionnalités essentielles, nous vous proposons ici une liste de fonctionnalités qui vous permettront d’affiner votre choix final grâce à des critères différenciant, qui vous faciliteront encore plus la tâche.  01.POUR MIEUX GÉRER VOTRE CONTENU ET LE MAINTENIR À JOUR Les variables – mettre à jour une donnée dans plusieurs contenus, en un clic : certains outils proposent un espace d’administration des données, dans lequel vous pouvez créer et gérer des données à un seul endroit et qui seront automatiquement mises à jour partout où elles sont utilisées. Par exemple, vous pourrez créer un champs « AUM » dans lequel vous entrerez la valeur et que vous pourrez mettre à jour, une seul fois dans la console d’administration, sans devoir modifier chaque contenu où cette valeur apparaît.  Tags, filtres et recherche – classer et catégoriser vos données afin de personnaliser votre environnement et faciliter l’intégration de nouveaux utilisateurs : l’objectif est de créer des catégories et sous catégories qui parleront à vos métiers et d’utiliser les tags pour leur faciliter le filtre et la recherche de contenus. Vous pourrez également vous appuyer sur des modèles d’industries, comme celui de l’AFG afin de structurer votre librairie et améliorer sa lisibilité.  Champs fixes – maîtriser votre charte graphique et le formatage de vos contenus:  ces champs permettent de fixer des éléments au sein de votre contenu. Ils sont surtout utilisés pour les images, tableaux ou contenus non structurés, afin de leur assigner une place prédéterminée et éviter ainsi qu’ils se baladent dans la page lorsque vous les exporterez dans les modèles à envoyer à vos clients.    02.POUR MIEUX TRAVAILLER ENSEMBLE, EN CONFORMITÉ Gestion des rôles – simplifier l’accès à l’outil et cadrer les permissions de chacun dans l’outil : en tant que RFP manager, vous devez garder la main sur votre librairie et vos projets. Il est important que vous puissiez contrôler finement le périmètre auquel chaque utilisateur à accès (lecture, écriture, validation etc.)  Piste d’audit & contrôle des versions (versionning) – répondre aux exigences d’audit & conformité: tous les outils proposent une forme de piste d’audit, en revanche, celle-ci est plus ou moins détaillée. Parfois elle n’est accessible que contenu par contenu et parfois elle est globale et accessible via un panneau d’administration. Il est important que vous validiez ce point avec vos équipes conformité, notamment sur les possibilités d’extractions, afin de pouvoir exploiter les données de l’outil selon vos besoins.  Intégration, connecteurs et Plug in dans vos outils habituels (Microsoft, SalesForce etc.), créer de la cohérence entre vos outils et applications métiers : quelques outils proposent des connecteurs avec la suite Microsoft Office, ou des plug-in, que vous pourrez utiliser directement dans Word, PowerPoint, Excel, et qui permettent d’exporter du contenu, travailler sur des projets etc. Les degrés d’intégration varient d’un éditeur à l’autre et doivent être testés dans le cadre de la sélection.  Modèle de questionnaires/DDQ – anticiper les demandes : si vous avez un processus de mise à jour annuelle de questionnaires ou d’envois de DDQ standards à vos prospects et clients, nous vous conseillons de rechercher des solutions qui vous permettront de mettre en place des modèles de documents, avec un ensemble de contenus extraits de votre librairie, et qui pourront être mis à jour automatiquement, par un simple rafraîchissement, sans avoir à tout reconstruire à chaque demande.  03.POUR MIEUX PILOTER VOTRE ACTIVITÉ ET LA SANTÉ DE VOTRE LIBRAIRIE Gestion des doublons – assurer la qualité de vos réponses et cycles de mises à jour : la qualité de vos réponses repose sur la qualité de votre contenu. Il est donc important d’avoir à disposition une fonctionnalité permettant de détecter et corriger les doublons, par une suppression ou une fusion et d’être alerté quand un doublon est créé. Certaines solutions mettent l’intelligence artificielle au service de la détection de doublons et sont de plus en plus efficaces dans cette reconnaissance. Enregistrements liés – gérer vos produits indépendamment tout en les construisant sur le même modèle : l’objectif ici est de pouvoir gérer vos produits sur la même structure, tout en les distinguant. Par exemple, chaque produit ou classe d’actif aura sa propre philosophie de gestion, mais dans tous les cas, il s’agira d’un contenu sur le même thème. Cette fonctionnalité est liée à la précédente dans le cadre de la gestion des doublons et permet également de gérer les contenus multilingues. Cela permet également de surveiller l’état d’avancement de votre base de données, à savoir si tous les contenus existent bien dans toutes les langues nécessaires. Personnalisation des tableaux de bords – gérer votre activité : tous les outils proposent des tableaux de bords, en revanche, tous ne sont pas personnalisables selon vos besoins ou votre contexte spécifique. Nous vous recommandons de définir vos besoins en amont afin de valider les capacités des outils. La personnalisation peut être très utile quand vous gérez plusieurs produits et langues dans la même librairie.  Chaque éditeur et solution proposent un sous-ensemble de ces fonctionnalités et ce sera votre mission de définir lesquelles serviront le mieux vos objectifs et vos équipes métier.  Si c’est votre premier outil d’automatisation, nous vous encourageons à vous concentrer sur l’essentiel et sur un outil simple, dans lequel vos équipes pourront facilement naviguer. A l’inverse, si votre entreprise est plus mature sur le sujet, vous pourrez opter pour un outil possédant des fonctionnalités de personnalisation avancées.  ces articles peuvent vous intéresser Stratégie web Solutions digitales Data & IA Accompagnement des métiers Comment définir les workflows et cycles de vie …

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Choisir son outil RFP : 4 fonctionnalités clés par Némésis Theveneau Vous avez établi vos besoins, vos points forts et vos freins ? Vous êtes donc prêt à démarrer votre processus de sélection et vous voudriez savoir sur quels critères évaluer les éditeurs de solutions. Nous allons nous pencher sur les 4 principales fonctionnalités auxquelles les solutions que vous retiendrez devront répondre.  Avant de commencer, nous souhaitons préciser que nous allons aborder les fonctionnalités spécifiques aux solutions d’automatisation de questionnaires. Cela exclut les sujets liés à la sécurité, la réglementation, l’architecture IT et l’adhésion à vos normes et conventions ainsi que tous les autres sujets à considérer, quelque soit la solution que vous souhaitez acquérir.  De plus, nous vous invitons à réaliser votre propre “Due Diligence” sur tous les éditeurs avec lesquels vous considérez une collaboration, afin de vous assurer de leur solidité financière et capacité à vous accompagner dans la durée, l’adhésion de leurs valeurs aux vôtres etc.  Les 4 fonctionnalités que nous allons détailler répondent à vos plus grands challenges en tant que RFP manager,  à savoir :  Où trouver le bon contenu à jour, validé, et cela simplement et rapidement. Travailler avec tous les contributeurs de manière efficace, afin de limiter les tensions et les retards. Capitaliser sur vos réponses précédentes afin de pouvoir vous concentrer sur les questions complexes ou nouvelles, ou encore, traiter un plus grand volume de questionnaires.  Piloter vos performances, l’avancement de vos RFP/DDQ et identifier vos points d’amélioration.  01.UNE LIBRAIRIE ORGANISÉE, À JOUR ET ACCESSIBLE La librairie est la pièce centrale de votre outil, elle vous permettra :  De créer, vos contenus standards, c’est-à-dire ceux que vous pourrez réutiliser d’une réponse sur l’autre, comme l’historique de la société, vos valeurs, les organigrammes, les biographies, etc.  D’organiser votre contenu, soit en créant votre propre architecture de données, en prenant comme modèle vos DDQ standards, par exemple soit en vous adaptant à l’architecture proposée par la solution.   Centraliser et stocker dans la durée vos contenus à un seul endroit, accessible par l’ensemble de vos contributeurs.  02.UNE GESTION DES WORKFLOWS EFFICACE AFIN DE SIMPLIFIER LA COLLABORATION Les workflows serviront à mettre en musique vos contenus et animer vos projets de la réception des questionnaires, jusqu’à la réponse à vos clients ou prospects, vous les construirez pour :  Fluidifier la mise à jour de vos contenus, en mettant en œuvre des cycles de vie selon les contenus, avec une périodicité, des notifications aux contributeurs concernés, des rappels, un processus de validation et un indicateur sur le contenu, permettant d’identifier s’il est à jour ou “expiré”.  Collaborer avec tous les contributeurs lors des réponses aux RFP & DDQ, notamment en permettant l’envoi de rappel pour faire avancer le projet selon la cible et des notifications sur vos actions de contribution, relance ou validation.  03.UNE INTELLIGENCE ARTIFICIELLE AU SERVICE DE L’AUTOMATISATION DES RÉPONSES La bibliothèque de contenus standards vous permet de capitaliser sur vos précédentes réponses, afin d’optimiser la gestion de vos futurs questionnaires.  La solution doit pouvoir s’adapter à votre univers, votre vocabulaire d’industrie, spécifique à l’asset management, afin de faire correspondre les questions de vos clients et prospects avec vos contenus existants et vous indiquer de manière fiable si un contenu existe ou non sur un thème donné.  L’intelligence artificielle peut également être mise au service du maintien à jour de votre base de contenus en détectant les potentiels doublons ou contenus similaires.  04.UNE VISION 360 SUR L’ACTIVITÉ DE VOS RFP & DDQ L’objectif de cette vision 360 est de piloter tous les aspects de votre gestion des RFP, à travers des tableaux de bords plus ou moins complexes et/ou personnalisables sur lesquels vous pourrez :  Suivre l’avancement de vos projets RFP ou DDQ : en cours, date cible proche, en retard etc.  Calculer vos ratios type “taux de conversion ou win rate” (nombres de RFP remportez/nombres de RFP complétés), par questionnaire ou par type de produit. Visualiser le temps passé par contributeur, par RFP, par question, détecter les potentiels blocages et points d’amélioration. Gérer vos contenus selon leur statut : à jour, expiration proche, expirés et selon leur usage  (des plus aux moins utilisés) Évaluer le taux de complétude de votre base, en terme de langues, de mots clés demandés par vos clients & prospects mais pour lesquels vous n’avez pas de contenus etc.  Toutes ces fonctionnalités sont proposées par les principaux acteurs du marché, avec différent degrés de maturité et de personnalisation, d’où l’importance de bien connaître les futurs utilisateurs de l’outil et vos besoins, afin de cibler la solution qui vous conviendra.  Nous vous conseillons d’émettre un RFI auprès des éditeurs qui vous intéressent, puis d’organiser des démos avec ceux qui vous auront le plus convaincus lors de cette étape.  Chez FinDiT Consulting, nous pouvons également vous accompagner dans ce processus et vous faciliter la communication, ayant déjà travaillé avec la plupart des éditeurs de solutions d’automatisation des RFP.  ces articles peuvent vous intéresser Stratégie web Solutions digitales Data & IA Accompagnement des métiers Comment définir les workflows et cycles de vie des contenus ? 27/05/2024 3 conseils pour maintenir une librairie utile, active et à jour 27/05/2024 Comment organiser votre librairie de contenus ? 27/05/2024 voir plus d’actualités