Choisir son outil RFP : 10 fonctionnalités qui font la différence

par Némésis Theveneau

Grâce à notre article choisir son outil RFP : 4 fonctionnalités clés, vous avez sécurisé vos besoins primaires et connaissez dorénavant les essentiels qui vous feront gagner en efficacité et qualité. Vous savez où trouver le bon contenu et comment l’organiser sur une base de contenu fiable et à jour. Vous souhaitez capitaliser sur vos précédentes réponses et contenus standards, et piloter votre activité et votre amélioration continue. 

Vous retrouverez ces fonctionnalités essentielles chez la plupart des éditeurs de solutions et elles constituent le socle minimal que vous pouvez attendre. 

Au delà de ces fonctionnalités essentielles, nous vous proposons ici une liste de fonctionnalités qui vous permettront d’affiner votre choix final grâce à des critères différenciant, qui vous faciliteront encore plus la tâche. 

01.
POUR MIEUX GÉRER VOTRE CONTENU ET LE MAINTENIR À JOUR

  • Les variables – mettre à jour une donnée dans plusieurs contenus, en un clic : certains outils proposent un espace d’administration des données, dans lequel vous pouvez créer et gérer des données à un seul endroit et qui seront automatiquement mises à jour partout où elles sont utilisées. Par exemple, vous pourrez créer un champs « AUM » dans lequel vous entrerez la valeur et que vous pourrez mettre à jour, une seul fois dans la console d’administration, sans devoir modifier chaque contenu où cette valeur apparaît. 
  • Tags, filtres et recherche – classer et catégoriser vos données afin de personnaliser votre environnement et faciliter l’intégration de nouveaux utilisateurs : l’objectif est de créer des catégories et sous catégories qui parleront à vos métiers et d’utiliser les tags pour leur faciliter le filtre et la recherche de contenus. Vous pourrez également vous appuyer sur des modèles d’industries, comme celui de l’AFG afin de structurer votre librairie et améliorer sa lisibilité. 
  • Champs fixes – maîtriser votre charte graphique et le formatage de vos contenus:  ces champs permettent de fixer des éléments au sein de votre contenu. Ils sont surtout utilisés pour les images, tableaux ou contenus non structurés, afin de leur assigner une place prédéterminée et éviter ainsi qu’ils se baladent dans la page lorsque vous les exporterez dans les modèles à envoyer à vos clients. 
 

02.
POUR MIEUX TRAVAILLER ENSEMBLE, EN CONFORMITÉ

  • Gestion des rôles – simplifier l’accès à l’outil et cadrer les permissions de chacun dans l’outil : en tant que RFP manager, vous devez garder la main sur votre librairie et vos projets. Il est important que vous puissiez contrôler finement le périmètre auquel chaque utilisateur à accès (lecture, écriture, validation etc.) 
  • Piste d’audit & contrôle des versions (versionning) – répondre aux exigences d’audit & conformité: tous les outils proposent une forme de piste d’audit, en revanche, celle-ci est plus ou moins détaillée. Parfois elle n’est accessible que contenu par contenu et parfois elle est globale et accessible via un panneau d’administration. Il est important que vous validiez ce point avec vos équipes conformité, notamment sur les possibilités d’extractions, afin de pouvoir exploiter les données de l’outil selon vos besoins. 
  • Intégration, connecteurs et Plug in dans vos outils habituels (Microsoft, SalesForce etc.), créer de la cohérence entre vos outils et applications métiers : quelques outils proposent des connecteurs avec la suite Microsoft Office, ou des plug-in, que vous pourrez utiliser directement dans Word, PowerPoint, Excel, et qui permettent d’exporter du contenu, travailler sur des projets etc. Les degrés d’intégration varient d’un éditeur à l’autre et doivent être testés dans le cadre de la sélection. 
  • Modèle de questionnaires/DDQ – anticiper les demandes : si vous avez un processus de mise à jour annuelle de questionnaires ou d’envois de DDQ standards à vos prospects et clients, nous vous conseillons de rechercher des solutions qui vous permettront de mettre en place des modèles de documents, avec un ensemble de contenus extraits de votre librairie, et qui pourront être mis à jour automatiquement, par un simple rafraîchissement, sans avoir à tout reconstruire à chaque demande. 

03.
POUR MIEUX PILOTER VOTRE ACTIVITÉ ET LA SANTÉ DE VOTRE LIBRAIRIE

  • Gestion des doublons – assurer la qualité de vos réponses et cycles de mises à jour : la qualité de vos réponses repose sur la qualité de votre contenu. Il est donc important d’avoir à disposition une fonctionnalité permettant de détecter et corriger les doublons, par une suppression ou une fusion et d’être alerté quand un doublon est créé. Certaines solutions mettent l’intelligence artificielle au service de la détection de doublons et sont de plus en plus efficaces dans cette reconnaissance.
  • Enregistrements liés – gérer vos produits indépendamment tout en les construisant sur le même modèle : l’objectif ici est de pouvoir gérer vos produits sur la même structure, tout en les distinguant. Par exemple, chaque produit ou classe d’actif aura sa propre philosophie de gestion, mais dans tous les cas, il s’agira d’un contenu sur le même thème. Cette fonctionnalité est liée à la précédente dans le cadre de la gestion des doublons et permet également de gérer les contenus multilingues. Cela permet également de surveiller l’état d’avancement de votre base de données, à savoir si tous les contenus existent bien dans toutes les langues nécessaires.
  • Personnalisation des tableaux de bords – gérer votre activité : tous les outils proposent des tableaux de bords, en revanche, tous ne sont pas personnalisables selon vos besoins ou votre contexte spécifique. Nous vous recommandons de définir vos besoins en amont afin de valider les capacités des outils. La personnalisation peut être très utile quand vous gérez plusieurs produits et langues dans la même librairie. 

Chaque éditeur et solution proposent un sous-ensemble de ces fonctionnalités et ce sera votre mission de définir lesquelles serviront le mieux vos objectifs et vos équipes métier. 

Si c’est votre premier outil d’automatisation, nous vous encourageons à vous concentrer sur l’essentiel et sur un outil simple, dans lequel vos équipes pourront facilement naviguer. A l’inverse, si votre entreprise est plus mature sur le sujet, vous pourrez opter pour un outil possédant des fonctionnalités de personnalisation avancées. 

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