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Choisir son outil RFP : 4 fonctionnalités clés par Némésis Theveneau Vous avez établi vos besoins, vos points forts et vos freins ? Vous êtes donc prêt à démarrer votre processus de sélection et vous voudriez savoir sur quels critères évaluer les éditeurs de solutions. Nous allons nous pencher sur les 4 principales fonctionnalités auxquelles les solutions que vous retiendrez devront répondre.  Avant de commencer, nous souhaitons préciser que nous allons aborder les fonctionnalités spécifiques aux solutions d’automatisation de questionnaires. Cela exclut les sujets liés à la sécurité, la réglementation, l’architecture IT et l’adhésion à vos normes et conventions ainsi que tous les autres sujets à considérer, quelque soit la solution que vous souhaitez acquérir.  De plus, nous vous invitons à réaliser votre propre “Due Diligence” sur tous les éditeurs avec lesquels vous considérez une collaboration, afin de vous assurer de leur solidité financière et capacité à vous accompagner dans la durée, l’adhésion de leurs valeurs aux vôtres etc.  Les 4 fonctionnalités que nous allons détailler répondent à vos plus grands challenges en tant que RFP manager,  à savoir :  Où trouver le bon contenu à jour, validé, et cela simplement et rapidement. Travailler avec tous les contributeurs de manière efficace, afin de limiter les tensions et les retards. Capitaliser sur vos réponses précédentes afin de pouvoir vous concentrer sur les questions complexes ou nouvelles, ou encore, traiter un plus grand volume de questionnaires.  Piloter vos performances, l’avancement de vos RFP/DDQ et identifier vos points d’amélioration.  01.UNE LIBRAIRIE ORGANISÉE, À JOUR ET ACCESSIBLE La librairie est la pièce centrale de votre outil, elle vous permettra :  De créer, vos contenus standards, c’est-à-dire ceux que vous pourrez réutiliser d’une réponse sur l’autre, comme l’historique de la société, vos valeurs, les organigrammes, les biographies, etc.  D’organiser votre contenu, soit en créant votre propre architecture de données, en prenant comme modèle vos DDQ standards, par exemple soit en vous adaptant à l’architecture proposée par la solution.   Centraliser et stocker dans la durée vos contenus à un seul endroit, accessible par l’ensemble de vos contributeurs.  02.UNE GESTION DES WORKFLOWS EFFICACE AFIN DE SIMPLIFIER LA COLLABORATION Les workflows serviront à mettre en musique vos contenus et animer vos projets de la réception des questionnaires, jusqu’à la réponse à vos clients ou prospects, vous les construirez pour :  Fluidifier la mise à jour de vos contenus, en mettant en œuvre des cycles de vie selon les contenus, avec une périodicité, des notifications aux contributeurs concernés, des rappels, un processus de validation et un indicateur sur le contenu, permettant d’identifier s’il est à jour ou “expiré”.  Collaborer avec tous les contributeurs lors des réponses aux RFP & DDQ, notamment en permettant l’envoi de rappel pour faire avancer le projet selon la cible et des notifications sur vos actions de contribution, relance ou validation.  03.UNE INTELLIGENCE ARTIFICIELLE AU SERVICE DE L’AUTOMATISATION DES RÉPONSES La bibliothèque de contenus standards vous permet de capitaliser sur vos précédentes réponses, afin d’optimiser la gestion de vos futurs questionnaires.  La solution doit pouvoir s’adapter à votre univers, votre vocabulaire d’industrie, spécifique à l’asset management, afin de faire correspondre les questions de vos clients et prospects avec vos contenus existants et vous indiquer de manière fiable si un contenu existe ou non sur un thème donné.  L’intelligence artificielle peut également être mise au service du maintien à jour de votre base de contenus en détectant les potentiels doublons ou contenus similaires.  04.UNE VISION 360 SUR L’ACTIVITÉ DE VOS RFP & DDQ L’objectif de cette vision 360 est de piloter tous les aspects de votre gestion des RFP, à travers des tableaux de bords plus ou moins complexes et/ou personnalisables sur lesquels vous pourrez :  Suivre l’avancement de vos projets RFP ou DDQ : en cours, date cible proche, en retard etc.  Calculer vos ratios type “taux de conversion ou win rate” (nombres de RFP remportez/nombres de RFP complétés), par questionnaire ou par type de produit. Visualiser le temps passé par contributeur, par RFP, par question, détecter les potentiels blocages et points d’amélioration. Gérer vos contenus selon leur statut : à jour, expiration proche, expirés et selon leur usage  (des plus aux moins utilisés) Évaluer le taux de complétude de votre base, en terme de langues, de mots clés demandés par vos clients & prospects mais pour lesquels vous n’avez pas de contenus etc.  Toutes ces fonctionnalités sont proposées par les principaux acteurs du marché, avec différent degrés de maturité et de personnalisation, d’où l’importance de bien connaître les futurs utilisateurs de l’outil et vos besoins, afin de cibler la solution qui vous conviendra.  Nous vous conseillons d’émettre un RFI auprès des éditeurs qui vous intéressent, puis d’organiser des démos avec ceux qui vous auront le plus convaincus lors de cette étape.  Chez FinDiT Consulting, nous pouvons également vous accompagner dans ce processus et vous faciliter la communication, ayant déjà travaillé avec la plupart des éditeurs de solutions d’automatisation des RFP.  ces articles peuvent vous intéresser Stratégie web Solutions digitales Data & IA Accompagnement des métiers Comment définir les workflows et cycles de vie des contenus ? 27/05/2024 3 conseils pour maintenir une librairie utile, active et à jour 27/05/2024 Comment organiser votre librairie de contenus ? 27/05/2024 voir plus d’actualités

3 étapes pour bien choisir son outil RFP par Némésis Theveneau Vous êtes intrigué(e) par les outils d’automatisation de questionnaires types RFP et vous vous demandez certainement par où commencer ? Nous vous proposons ci-dessous quelques pistes de réflexion basées sur notre expérience auprès de nos clients.  01.DÉFINISSEZ D’OÙ VOUS PARTEZ La première étape consiste à faire le bilan et dresser votre état des lieux. L’objectif est d’identifier vos points forts, ce que vous souhaitez : Conserver ce qui fonctionne actuellement pour vous et répond à vos besoins. Faire disparaître ce qui vous fait perdre du temps, créer des tensions etc. Améliorer ce qui fonctionne et pourrait être optimisé. Introduire des fonctionnalités que vous ne pourriez pas atteindre avec un mode manuel, et ce notamment grâce à l’automatisation et la digitalisation. 02.CLARIFIEZ OÙ VOUS SOUHAITEZ ALLER Vous pourrez ensuite dessinez votre processus actuel et votre processus cible souhaité, afin de vous donner une idée des fonctionnalités cœurs que l’outil que vous choisirez devra proposer. Nous vous invitons à dresser la liste de vos souhaits, ce que vous voudriez pouvoir faire avec cet outil, par exemple : Centraliser tous vos contenus standards sur tous vos fonds et mandats, que ce soit des textes, des images, des tableaux, des PDF. Classifier vos contenus et les taguer par équipes, typologies (ESG, Risque, marketing etc.) Définir des modèles standards de questionnaires, pour chacune de vos DDQ les plus demandées. Identifier les potentiels doublons de contenus et vous aider à les gérer. Suivre l’avancement détaillé de vos RFP en un coup d’œil, savoir quelles questions sont validées, à démarrer, en cours etc. 03.EXPLOREZ LE MARCHÉ Armé(e) de ce que vous savez et souhaitez faire, vous êtes prêt(e) à rechercher les outils existants et interroger les éditeurs sur leur capacité à répondre à vos besoins. Vous pouvez réaliser un benchmark ou les interroger directement. La plupart des acteurs du marché vous proposeront des démonstrations personnalisées de leur solution en se basant sur vos demandes et les éléments que vous aurez collectés dans les étapes précédentes. Chez FinDiT Consulting, nous avons déjà établi des relations avec les éditeurs de solutions d’automatisation des RFP et saurons vous accompagner dans ce processus de choix jusqu’à l’implémentation de l’outil. ces articles peuvent vous intéresser Stratégie web Solutions digitales Data & IA Accompagnement des métiers Comment définir les workflows et cycles de vie des contenus ? 27/05/2024 3 conseils pour maintenir une librairie utile, active et à jour 27/05/2024 Comment organiser votre librairie de contenus ? 27/05/2024 voir plus d’actualités

Pourquoi automatiser le processus de réponse aux RFP ? par Némésis Theveneau Vous avez l’habitude de répondre à des RFP, pour vos clients ou prospects ? Ce scénario vous semblera donc familier : Vous recevez un RFP. Vous le qualifiez afin de déterminer si vous êtes en capacité d’y répondre et avez une chance de l’emporter. Vous communiquez auprès des contributeurs afin de leur annoncer la date cible et éventuellement les parties qui les concernent. Avant de diffuser, se pose la sempiternelle question : « n’ai je pas déjà reçu un RFP similaire, auquel j’ai répondu…. Mais où l’ai je donc enregistré !! ». Vous créez une première version de travail, à partir de composites de réponses précédentes péniblement retrouvées, vous la partagez par email au principaux contributeurs. Ainsi commence son voyage, d’une boîte mail à la suivante. Et c’est à partir de ce moment là que le contrôle vous échappe. Tout commence à se compliquer : le suivi et la consolidation de tous les retours demandent un temps et une énergie incroyable, la date cible du client ou prospect approche, il vous manque des retours, la mise en page est un calvaire, chacun utilise sa police, bref. Les derniers jours avant de rendre votre réponse vous plongent dans le stress et vous avez à peine le temps de récupérer que le suivant arrive. Et le cycle se répète ainsi toute l’année ! Et c’est donc la raison pour laquelle l’automatisation est là pour vous aider. Bien sûr, vous devez garder en tête qu’un outil ne sera toujours que cela et ne vous sauvera pas d’un coup de baguette magique. En revanche, il vous aidera à  : Vous organiser, grâce à la création d’une librairie de contenus standards, à laquelle vous pourrez associer des workflows de mise à jour & validation de contenus périodiques.  Collaborer efficacement, en mettant en œuvre des workflows semi-automatisés, qui vous permettront de travailler simultanément sur une même version d’un document, suivre et gérer  l’avancement, relancer les contributeurs & validateurs. Analyser vos performances et votre rendement, les RFP que vous avez le plus de chance de remportez, le temps passé par contributeur etc. (et ce, grâce à des tableaux de bords personnalisables).  Simplifier la mise en conformité, grâce à des pistes d’audit détaillées qui permettent de retracer qui a fait quoi quand, bien plus simplement que les modes de suivis et commentaires proposés par les suites documents, type Office ou Google.  Améliorer la qualité, vis-à-vis de vos contributeurs internes et de vos clients et prospects, grâce à l’utilisation de modèles standards, de mises en page automatiques ou encore de fonctionnalités d’exports au format client/prospect. Gagner en temps & efficacité, globalement grâce à l’automatisation et la simplification de vos processus, vous permettant par exemple, de gérer un plus grand volume de RFP/DDQ.  ces articles peuvent vous intéresser Stratégie web Solutions digitales Data & IA Accompagnement des métiers Comment définir les workflows et cycles de vie des contenus ? 27/05/2024 3 conseils pour maintenir une librairie utile, active et à jour 27/05/2024 Comment organiser votre librairie de contenus ? 27/05/2024 voir plus d’actualités