3 étapes pour bien choisir son outil RFP

par Némésis Theveneau

Vous êtes intrigué(e) par les outils d’automatisation de questionnaires types RFP et vous vous demandez certainement par où commencer ?

Nous vous proposons ci-dessous quelques pistes de réflexion basées sur notre expérience auprès de nos clients. 

01.
DÉFINISSEZ D’OÙ VOUS PARTEZ


La première étape consiste à faire le bilan et dresser votre état des lieux. L’objectif est d’identifier vos points forts, ce que vous souhaitez :

  • Conserver ce qui fonctionne actuellement pour vous et répond à vos besoins.
  • Faire disparaître ce qui vous fait perdre du temps, créer des tensions etc.
  • Améliorer ce qui fonctionne et pourrait être optimisé.
  • Introduire des fonctionnalités que vous ne pourriez pas atteindre avec un mode manuel, et ce notamment grâce à l’automatisation et la digitalisation.

02.
CLARIFIEZ OÙ VOUS SOUHAITEZ ALLER


Vous pourrez ensuite dessinez votre processus actuel et votre processus cible souhaité, afin de vous donner une idée des fonctionnalités cœurs que l’outil que vous choisirez devra proposer.

Nous vous invitons à dresser la liste de vos souhaits, ce que vous voudriez pouvoir faire avec cet outil, par exemple :

  • Centraliser tous vos contenus standards sur tous vos fonds et mandats, que ce soit des textes, des images, des tableaux, des PDF.
  • Classifier vos contenus et les taguer par équipes, typologies (ESG, Risque, marketing etc.)
  • Définir des modèles standards de questionnaires, pour chacune de vos DDQ les plus demandées.
  • Identifier les potentiels doublons de contenus et vous aider à les gérer.
  • Suivre l’avancement détaillé de vos RFP en un coup d’œil, savoir quelles questions sont validées, à démarrer, en cours etc.

03.
EXPLOREZ LE MARCHÉ

Armé(e) de ce que vous savez et souhaitez faire, vous êtes prêt(e) à rechercher les outils existants et interroger les éditeurs sur leur capacité à répondre à vos besoins.

Vous pouvez réaliser un benchmark ou les interroger directement. La plupart des acteurs du marché vous proposeront des démonstrations personnalisées de leur solution en se basant sur vos demandes et les éléments que vous aurez collectés dans les étapes précédentes.

Chez FinDiT Consulting, nous avons déjà établi des relations avec les éditeurs de solutions d’automatisation des RFP et saurons vous accompagner dans ce processus de choix jusqu’à l’implémentation de l’outil.

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