Pourquoi automatiser le processus de réponse aux RFP ?

par Némésis Theveneau

Vous avez l’habitude de répondre à des RFP, pour vos clients ou prospects ? Ce scénario vous semblera donc familier :

  • Vous recevez un RFP.
  • Vous le qualifiez afin de déterminer si vous êtes en capacité d’y répondre et avez une chance de l’emporter.
  • Vous communiquez auprès des contributeurs afin de leur annoncer la date cible et éventuellement les parties qui les concernent.
  • Avant de diffuser, se pose la sempiternelle question : « n’ai je pas déjà reçu un RFP similaire, auquel j’ai répondu…. Mais où l’ai je donc enregistré !! ».
  • Vous créez une première version de travail, à partir de composites de réponses précédentes péniblement retrouvées, vous la partagez par email au principaux contributeurs.
  • Ainsi commence son voyage, d’une boîte mail à la suivante.

Et c’est à partir de ce moment là que le contrôle vous échappe. Tout commence à se compliquer : le suivi et la consolidation de tous les retours demandent un temps et une énergie incroyable, la date cible du client ou prospect approche, il vous manque des retours, la mise en page est un calvaire, chacun utilise sa police, bref. Les derniers jours avant de rendre votre réponse vous plongent dans le stress et vous avez à peine le temps de récupérer que le suivant arrive. Et le cycle se répète ainsi toute l’année !

Et c’est donc la raison pour laquelle l’automatisation est là pour vous aider.

Bien sûr, vous devez garder en tête qu’un outil ne sera toujours que cela et ne vous sauvera pas d’un coup de baguette magique. En revanche, il vous aidera à  :

  • Vous organiser, grâce à la création d’une librairie de contenus standards, à laquelle vous pourrez associer des workflows de mise à jour & validation de contenus périodiques. 
  • Collaborer efficacement, en mettant en œuvre des workflows semi-automatisés, qui vous permettront de travailler simultanément sur une même version d’un document, suivre et gérer  l’avancement, relancer les contributeurs & validateurs.
  • Analyser vos performances et votre rendement, les RFP que vous avez le plus de chance de remportez, le temps passé par contributeur etc. (et ce, grâce à des tableaux de bords personnalisables). 
  • Simplifier la mise en conformité, grâce à des pistes d’audit détaillées qui permettent de retracer qui a fait quoi quand, bien plus simplement que les modes de suivis et commentaires proposés par les suites documents, type Office ou Google. 
  • Améliorer la qualitévis-à-vis de vos contributeurs internes et de vos clients et prospects, grâce à l’utilisation de modèles standards, de mises en page automatiques ou encore de fonctionnalités d’exports au format client/prospect.
  • Gagner en temps & efficacité, globalement grâce à l’automatisation et la simplification de vos processus, vous permettant par exemple, de gérer un plus grand volume de RFP/DDQ. 

ces articles peuvent vous intéresser