Le choix du Digital Asset Management

Nathanaël Attar, Expert en Digital Asset Management & Directeur de projets digitaux, répond aux questions posées par Findit Consulting.
Nathanaël explique à travers cette interview les enjeux et la nécessité, aujourd’hui, d’adopter une solution de DAM (digital asset management) pour une organisation publique comme privée.


Comment définiriez-vous  le DAM de manière globale ?

De manière globale, le Digital Asset Management désigne la gestion des contenus numériques et plus spécifiquement de tous les actifs multimédias (images,  son, vidéos,  animations, documents, tableaux..) qui doivent faire l’objet d’une pérennisation au sein d’une organisation, qu’elle soit publique ou privée. Il faut considérer un DAM comme un écosystème ouvert d’applications plutôt qu’un logiciel à proprement parler; l’idée étant de répondre à tout le périmètre fonctionnel de l’organisation  en se reposant sur une plateforme de DAM.  Plus communément, le DAM est une branche de L’ECM (Entreprise Content Management) au même titre que la GED (Gestion Electronique des Documents) qui est exclusivement consacrée aux documents.

Dans quelle(s) mesure(s) le DAM est devenu un outil indispensable pour une entreprise de nos jours?

Il existe une grande diversité dans les logiciels de DAM tant pour leurs  fonctionnalités  que pour leur objet : on peut notamment distinguer le DAM collaboratif, le portail de consultation, le PAM (Production Asset Management) le LAR (Library Asset Management), le BAM (Brand Asset Management) le MAM (Media Asset Management).  Il est donc important de choisir un logiciel parfaitement adapté aux besoins de l’organisation. En soit,  une solution de DAM n’est pas indispensable mais contribue grandement à la pérennisation et à la diffusion adéquate des actifs numériques : en effet, leur stockage dans le référentiel d’un DAM autonome plutôt que dans un CMS, un intranet ou un PIM permet de faire évoluer ces derniers plus efficacement.  


Il existe à mon sens une autre raison pour laquelle un DAM est un outil très utile aujourd’hui : la transformation digitale actuelle introduit un bouleversement des supports : desktop, tablette, Smartphone, montre, IoT… Des lors, il devient essentiel de pouvoir rapidement disposer d’un asset au bon format et à la bonne résolution. Si je suis une grande organisation, je dois veiller à l’optimisation de mes ressources en prenant soin de ne pas mettre une photo HD sur un PDF ou un format vidéo non compressé à destination de tous mes collaborateurs dans une situation d’urgence.  Un DAM propose effectivement  par définition un moteur de conversion permettant d’adresser le fichier en fonction du support d’usage souhaité.


Quel sont les avantages pour une entreprise d’adopter cette solution ?


Il existe à mon sens un triple avantage.

1/ Tout d’abord, un DAM autonome optimise la migration et l’évolution d’un système d’information,  permet de s’affranchir de la reprises des données depuis un CMS ou un intranet obsolète, autorise l’interrogation des métadonnées par d’autres services, et les règles de gestions au service d’autres applications rend plus aisé le fonctionnement du SI.

2/ Le deuxième avantage est un immense gain de productivité pour les métiers. Effectivement,  un DAM propose tout un processus de production documentaire (souvent intégré avec d’autres applications du SI. Il est alors possible de brancher un DAM à une multitude d’outils et d’applications tierces pour gagner du temps et utiliser la souplesse de manière transparente via
l’API du DAM. Ce confort d’utilisation n’a pas échappé aux grands consommateurs de DAM : industries, distributions, luxe, loisirs, banques, finances.

3/ Enfin, l’organisation bénéficie ainsi d’un référentiel documentaire et médias à la disposition des utilisateurs et des applications métiers.  Un DAM permettra notamment la création et le suivi automatique d’un groupe de document, comme par exemple l’optimisation dans la gestion des RFP (Request of Proposal), par l’automatisation des sous-tâches documentaires.


Quels sont les risques pour une multinationale par exemple de ne pas adopter cette solution ?

Un des risques est d’être prisonnier d’un système obsolète, freinant toute évolution, et qui, par exemple, ne pourra garantir la pérennisation de données, chose que j’ai déjà pu constater par le passé lorsque certaines mairies ou PME se retrouvaient coincées avec des CMS et applications totalement obsolètes et qui ne permettaient pas non plus la récupération de certaines métadonnées.

 

En se privant de la souplesse d’un DAM , un des autres risques est de perdre en efficacité parce qu’il est beaucoup plus facile, dans une chaine intégrée,  de procéder  successivement à l’upload, la description, le classement, la validation, la diffusion et l’archivage des données. Chacune des étapes est tracée, identifiée, et fait même l’objet de production statistique dans les DAM les plus modernes. Cela permet de générer des KPI  intéressants et de bien appréhender le ROI d’une entreprise.

En quoi le DAM est-il avantageux pour les ROI d’une entreprise ?

Deux principaux avantages immédiats, l’économie en termes d’hébergement et de stockage, un DAM moderne correctement paramétré évite les doublons de données en ne conservant qu’une seule version de l’original. Deuxième source d’économie : le temps de recherche et de travail sur les assets est grandement facilité. La réduction de la dette technique participe grandement à l’appréciation du ROI. Un DAM autonome disposant d’une API ouverte et robuste fluidifie le fonctionnement d’un SI en proposant d’accéder directement aux données depuis des applications tierces.

Comment adopter une solution de DAM ?

Il faut d’abord partir du besoin de l’entreprise. Chez Findit Consulting nous proposons généralement de procéder à une cartographie fonctionnelle afin d’identifier précisément les besoins du ou des métiers. Il n’est pas rare de trouver par exemple des besoins communs aux départements marketings, communication, et produits, puis de proposer une solution répondant à la fois aux besoins communs et aux besoins spécifiques de chaque département. Une fois la cartographie réalisée à travers des ateliers fonctionnels, nous procédons généralement à un benchmark des solutions les plus adaptées aux besoins exprimés, complété par un atelier technique afin de déterminer la solution qui s’insèrera dans le SI existant de manière optimale.


Quelles sont les caractéristiques d’un bon écho système de DAM ?

Une plateforme de DAM pourra accueillir différents modules fonctionnels (scan, OCR, moteur de conversion …) afin de répondre à l’ensemble des besoins du métier.

Il existe à mon avis trois grandes caractéristiques pour un tel écosystème.


1- l’ouverture : un bon logiciel de DAM doit reposer sur des standards ouverts afin d’être facilement interrogeable à distance et d’exporter données et métas données dans des formats connus.


2- L’intelligence : un bon DAM est un DAM « intelligent » autrement dit - sans aller jusqu’à proposer de  l’indexation automatique -  le logiciel doit proposer une interface de gestion suffisamment souple et intuitive de telle sorte que les utilisateurs se l’approprie rapidement.


3- La robustesse : la volumétrie des assets numériques allant croissant, il devient impératif de répondre aux pics d’activité et aux nombreuses requêtes requises par les métiers. Certains logiciels tirent effectivement mieux leur épingle du jeu que d’autres  lorsqu’elles auront à gérer plusieurs millions d’assets.

Pensez-vous que dans un futur proche la majorité des entreprises seront dans une obligation logique d’adopter cette solution ?

Le DAM est aujourd’hui confronté à un risque de cannibalisation venant de deux côtés. Premièrement du côté de la production : les solutions de production ont tendance à proposer également  des outils de gestions. Deuxièmement, du côté de la diffusion ou du classement les logiciels de CMS et de plus en plus de PIM proposent également une dimension DAM. Dès lors la seule porte de sortie possible des DAM moderne est d’innover. : puisque les domaines concurrents s’approprient la méthodologie et les workflows proposés par les DAM, ces derniers proposent des fonctions de plus en plus innovantes : par le passé la reconnaissance faciale, la géolocalisation, le versionning, la recherche à facette… ; aujourd’hui l’indexation automatique, les recommandations et la recherche par pertinence, les regroupements automatiques…Cette course à l’innovation rend le domaine toujours aussi captivant pour qui s’intéresse à la valorisation des actifs numériques.

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